Karta charakterystyki (SDS) to podstawowy dokument w obrocie chemikaliami, który dostarcza użytkownikom informacji o zagrożeniach, bezpiecznym stosowaniu oraz środkach zarządzania ryzykiem.

W praktyce często pojawia się pytanie: czy karta charakterystyki ma datę ważności? Jeśli nie, to czy w ogóle trzeba przeprowadzać aktualizację kart charakterystyki?

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i w jakich przypadkach niezbędna jest aktualizacja oraz jakie obowiązki ciążą na dostawcach substancji i mieszanin.

Czy karta charakterystyki ma datę ważności?

Formalnie rzecz biorąc, karta charakterystyki nie ma określonej daty ważności. Rozporządzenie REACH (WE) nr 1907/2006, brak jest zapisu o automatycznym terminie wygaśnięcia ważności dokumentu.

Jednak brak "daty ważności" nie oznacza, że karta charakterystyki może pozostawać bez zmian przez wiele lat. Przepisy wymagają, aby dostawca utrzymywał kartę charakterystyki w stanie aktualnym, zgodnie z najnowszymi informacjami dotyczącymi zagrożeń, metod kontroli ryzyka oraz obowiązujących przepisów. W zależności więc od różnych czynników aktualizacja karty charakterystyki może być wymagana ze zmienną częstotliwością.

Kiedy konieczna jest aktualizacja kart charakterystyki?

Zgodnie z art. 31 ust. 9 rozporządzenia REACH, aktualizacja karty charakterystyki jest obowiązkowa w następujących przypadkach:

• Nowe informacje o zagrożeniach lub sposobach bezpiecznego stosowania substancji lub mieszaniny.

• Przyznanie pozwolenia na stosowanie substancji objętej procedurą autoryzacji.

• Nałożenie ograniczenia na stosowanie substancji lub mieszaniny (np. w ramach rozporządzenia REACH lub CLP).

W każdej z tych sytuacji zaktualizowaną wersję dokumentu należy niezwłocznie przekazać wszystkim odbiorcom, którzy otrzymali produkt w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Dla większości produktów chemicznych znajdujących się w obrocie najistotniejszym, a zarazem najczęstszym powodem do aktualizacji karty charakterystyki jest ten wynikający z pierwszego punktu powyżej. Nowe informacje dotyczące zagrożeń mogą wynikać, między innymi, z:

• Aktualizacji kart charakterystyki surowców od naszych dostawców;

• Zmiany składu naszego produktu;

• Zmian w przepisach, które będą wpływały na klasyfikację CLP stosowanych przez nas substancji i mieszanin.

Wymienione powyżej zmiany nie mają stałego okresu występowania i są bardzo uzależnione od dynamiki działań firmy, a także od spektrum stosowanych substancji (im jest ich więcej, tym większa szansa, że któryś z tych czynników będzie miał na nie wpływ). Aktualizacja kart charakterystyki nie jest więc okresowa, a raczej wynika z konkretnych zmian dla poszczególnych substancji czy mieszanin. Warto na bieżąco śledzić przepisy i portfolio swoich substancji oraz surowców, by mieć pewność, że zawsze stosujemy najbardziej aktualny zestaw informacji.

Co to oznacza w praktyce?

🔹 Brak automatycznej daty ważności nie zwalnia dostawców z odpowiedzialności za aktualność kart charakterystyki. Monitoring zmian legislacyjnych (np. aktualizacje rozporządzenia CLP) oraz danych naukowych jest niezbędny.

🔹 Rzetelna aktualizacja kart charakterystyki powinna następować zawsze wtedy, gdy zmieniają się klasyfikacje, obowiązujące przepisy lub pojawiają się nowe informacje o zagrożeniach.

🔹 W dużych przedsiębiorstwach zwykle stosuje się regularne przeglądy kart charakterystyki — najlepiej nie rzadziej niż raz na 1–3 lata. Nawet jeśli nie wystąpiły istotne zmiany, taki audyt pozwala upewnić się, że dokumentacja spełnia aktualne wymagania.

🔹 W niektórych branżach (np. przemysł chemiczny, farmaceutyczny) regularna aktualizacja kart charakterystyki jest standardem, wymaganym również w ramach audytów ISO lub systemów zarządzania BHP.

Dlaczego aktualizacja kart charakterystyki jest tak ważna?

• Minimalizacja ryzyka – aktualne informacje pomagają chronić zdrowie pracowników i środowisko.

• Spełnienie wymagań prawnych – nieaktualna karta charakterystyki może skutkować sankcjami administracyjnymi.

• Budowanie wizerunku firmy – aktualna dokumentacja świadczy o profesjonalizmie i odpowiedzialności dostawcy.

Ważne: Przekazywanie aktualnych kart charakterystyki jest obowiązkowe nawet wtedy, gdy odbiorca nie zażądał nowej wersji!

Podsumowanie

Karty charakterystyki nie mają formalnie ustalonej daty ważności, ale ich aktualizacja jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa chemicznego. Regularne przeglądy i szybka reakcja na zmiany legislacyjne są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz zgodności z prawem.

Pamiętaj: jeśli Twoja firma wprowadza do obrotu substancje lub mieszaniny chemiczne, powinieneś regularnie weryfikować stan kart charakterystyki i wdrażać ich aktualizację tam, gdzie jest to wymagane.

FAQ – najczęstsze pytania o aktualizację kart charakterystyki

Czy muszę aktualizować kartę charakterystyki co rok?

Nie, aktualizacja jest obowiązkowa tylko w określonych przypadkach (nowe zagrożenia, zmiana przepisów). Jednak przegląd co 1–3 lata to dobra praktyka.

Czy zmiana danych kontaktowych firmy wymaga aktualizacji SDS?

Tak, zmiana nazwy, adresu lub danych kontaktowych dostawcy powinna być odzwierciedlona w nowej wersji karty charakterystyki.

Co grozi za brak aktualizacji kart charakterystyki?

Niezaktualizowana karta może skutkować grzywnami, nakazami administracyjnymi, a nawet odpowiedzialnością za ewentualne szkody.

✅ Checklist: Kiedy musisz zaktualizować kartę charakterystyki? 

✅ Kiedy wymagana jest aktualizacja karty charakterystyki:

• 🔄 Zmiana klasyfikacji zagrożeń substancji lub mieszaniny (ze względu na zmianę kompozycji, zmianę surowca, zmianę w przepisach)

• 🧪 Pojawienie się nowych informacji naukowo-technicznych (np. nowe badania toksyczności).

• ✅ Otrzymanie pozwolenia na stosowanie substancji.

• ❌ Nałożenie ograniczeń na substancję lub mieszaninę (np. zakazy, ograniczenia REACH).

• 🏢 Zmiana danych identyfikacyjnych dostawcy (nazwa, adres, dane kontaktowe).

Pamiętaj: Aktualną kartę charakterystyki należy przesłać wszystkim odbiorcom produktu z ostatnich 12 miesięcy!

info@sds-create.pl

KONTAKT

MASZ PYTANIA?

Skontaktuj się z nami!